Инвентаризация основных средств - это ежегодная проверка всех активов, которая является одним из важных направлений в учетной политике компании и подготовительным мероприятием к составлению годового бухгалтерского отчета. Порядок проведения инвентаризации основных средств - пошагово в статье.

Заканчивается календарный год. Что нужно сделать организации по его итогам как экономическому субъекту? Правильно — составить годовой бухгалтерский отчет, перед которым необходимо провести инвентаризацию. Об этом говорят нормативные документы, регулирующие порядок проведения инвентаризации, в частности, . В статье 11 этого закона, которая так и называется — «Инвентаризация активов и обязательств», не указано никаких особенностей проведения проверки активов по итогам года. Просто сказано, что инвентаризация должна быть, и что она заключается в сверке учетных данных с данными фактическими. А за подробностями законодатель отсылает нас к «федеральным стандартам». В настоящее время в роли этих стандартов выступают ПБУ, международные стандарты, а также иные нормативные документы, принятые Минфином РФ.

Правила проведения инвентаризации: периодичность

При ознакомлении с документами Минфина бросается в глаза общая идея, которая недвусмысленно в них зафиксирована: любая организация обязана проводить инвентаризацию всех активов и обязательств как минимум один раз в год (перед составлением годового бухгалтерского отчёта). Об этом идет речь:

• в пунктах 26 и 27 раздела II «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (утвержден Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н);
• пункте 38 раздела VII ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации»;
• пункте 1.5 раздела 1 «Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (утверждены Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49)). Реже можно инвентаризировать только основные средства (один раз в три года) и библиотечные фонды (один раз в пять лет).

Кто обязан проводить инвентаризацию

Порядок проведения инвентаризации основных средств и других материальных ценностей предусматривает, что ее должны производить все без исключения организации, которые ведут бухгалтерский учет, включая:

• компании, которые являются субъектами малого предпринимательства;
• юрлица, не подлежащие обязательному аудиту;
• фирмы, применяющие УСН или ЕНВД.

Про все вышеуказанные категории юридических лиц (равно как и про какие-то другие) ни в одном из документов Минфина ничего не сказано о том, что это их не касается. Поэтому малые предприятия обязаны подчиняться в данном случае общим правилам.

Однако, если условное ООО «Комод» не проводит годовую инвентаризацию, то никто его за это не накажет — ни Минфин, ни ФНС, ни Роскомнадзор, ни МВД. Вообще никто! Значит, можно не проводить проверку? Если руководству сильно не хочется — не проводите. Но в бухгалтерском учете существуют такие нормы, поэтому все же надо. Положено так. Если организация числит себя правильным и добросовестным экономическим субъектом, она должна выполнять требования по контролю за фактическим наличием имущества и обязательств. Ну, и потом — неужели руководству организации неинтересно знать, как на самом деле обстоят дела с сохранностью учетных объектов и задолженностями? Даже исходя из здравого смысла, инвентаризацию нужно проводить всем организациям, в том числе и малым.

Виды инвентаризации в бухгалтерском учете

Различают несколько видов инвентаризации: полная или частичная, плановая и внеплановая и так далее. Выбор вида зависит от различных обстоятельств — они представлены в таблице.

Порядок проведения инвентаризации: кратко обо всех этапах

Что ж, попробуем пройти по всем этапам проведения переучета ТМЦ вместе. Для этого вооружимся «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (далее - просто Указания) и практическим опытом.

Этап 1. Инвентаризационная комиссия

Согласно пункту 2.2 раздела 2 Указаний инвентаризацию проводит постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Поэтому перед началом проверки ее надо создать.

Чтобы понимать, кого в нее можно включить, нужно посмотреть на пункт 2.3 Указаний, в котором сказано дословно:

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты.

В переводе с канцелярского на русский это означает: «любые сотрудники организации». При этом существует некоторое исключение: материально ответственных лиц (если они, конечно, есть в организации) в инвентаризационную комиссию включать не следует. Это связано с тем, что все виды инвентаризации предусматривают сверку фактических данных с учетными. За фактическое наличие некоторых ценностей отвечает материально ответственное лицо. Как же оно может проверять само себя?

Напрямую в Указаниях о запрете участия в инвентаризационной комиссии материально ответственных лиц нигде не сказано, но это подразумевается, если ознакомиться с пунктом 2.8, где сказано, что проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. То есть — чтобы они при этом присутствовали и могли объяснить, почему чего-то не хватает или что-то присутствует в избытке.

Этап 2. Определение сроков

После того как комиссию создали, нужно определиться со сроками проведения инвентаризации, то есть когда она начнется и закончится и по состоянию на какую дату будет проводиться. Общий порядок можно закрепить либо в учетной политике, либо в отдельном «Положении о порядке проведения инвентаризации». А конкретные сроки следует устанавливать приказом руководителя.

Приказ может выглядеть так.

Этап 3. Инвентаризация ТМЦ: порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей и учет результатов

Далее уже идет рутинный процесс. Вооруженная инвентарной ведомостью, составленной на основании данных бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации, комиссия отправляется в путь — сличать то, что написано в ведомости, с тем, что есть на самом деле (то есть то, что комиссия видит своими собственными глазами). Некоторые предметы можно легко сверить с данными учета, поскольку если есть фактическое наличие имущества, то это не проблема.

А как быть с имуществом, которое в учете не числится? Вот, например, хозяйственный инвентарь. Обычно его стоимость списывается в расходы в момент отпуска в эксплуатацию. И все — из бухгалтерского учета объект исчезает. Что делать? Нужно вести количественный учет такого имущества. В штуках. Поскольку, раз имущество еще используется, значит, оно существует. Сформируйте отдельный регистр — хоть на базе бухгалтерской программы, хоть отдельно. И все будет на виду. Это делают далеко не все организации, но Минфин настоятельно рекомендует не пренебрегать этим (см., например, абзац 4 пункта 5 раздела I ПБУ 6/01).

Этап 4. Учет чужого имущества

Если сотрудник компании принес кое-что из дома к себе в контору, причем не ручку с карандашом, а, скажем, шкаф. Или стол. Имеет он на этот право? Вполне. Он дарит этот шкаф организации? Вовсе нет. Это его имущество. Просто он с согласия руководства фирмы (если это рядовой сотрудник) или по собственной инициативе (если это директор) так поступил. Что нужно сделать? Есть варианты:

• Оставить, как есть. Если это его шкаф, куда хочет, туда и ставит. Пусть и стоит, пользу приносит. Ну и что, что он стоит на территории организации? Но этот вариант правильным не является.
• Заключить договор хранения. И учитывать этот шкаф в забалансовом учете (на счете 002) в условной оценке. То есть в той, какую ему определили стороны договора.

Разумеется, и учитываемый в штуках инвентарь, и «имущество на хранении» также подлежат ежегодному контролю и пересчету. Никаких исключений тут быть не может. Естественно, если мы говорим о том, как «должно» поступать. Если вы с этим не согласны — можете этого не делать. Как уже говорилось выше, контролирующие органы не вправе налагать на юрлицо никаких санкций за нарушение порядка и полноты проведения проверки ТМЦ. В принципе, это может сделать собственник (в соответствии с внутренними регламентами), но в малых предприятиях руководитель и владелец организации обычно являются одним и тем же лицом. Не будет же директор сам себя наказывать.

Этап 5. Излишки и недостачи

Последним этапом инвентаризации имущества является принятие решения по выявленным расхождениям. С излишками все просто — это доход, подлежащий налогообложению (что при общей системе, что при УСН). С недостачами чуть сложнее. Понятно, что это убыток организации, но прежде, чем его списать как некомпенсируемые расходы, нужно провести небольшое внутреннее расследование. Другими словами, перед тем, как ответить на вопрос «Что делать?», нужно ответить на вопрос «Кто виноват?». Признанный виновным в недостаче сотрудник должен ее возместить в порядке, предусмотренном главой 39 ТК РФ .

А если виновный не обнаружен или все сотрудники так или иначе виноваты, тогда недостача — однозначный убыток. «УСНщики» такой убыток признать в целях уменьшения налогооблагаемой базы не смогут — его нет в списке расходов, приведенных в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ . Но пусть те, кто применяет общую систему, особо не злорадствуют — им тоже списать недостачу в «налоговом учете» просто так никто не даст.

Недостачи материальных ценностей в производстве и на складах при отсутствии виновных лиц признаются внереализационными расходами лишь в случае, когда факт отсутствия виновных лиц документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти (согласно подпункту 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ) (в постановлении о приостановлении уголовного дела в связи с неустановлением виновных лиц (согласно подпункту 1 пункта 1 и пункта 2 статьи 208 УПК РФ)). Существуют, правда, нормы естественной убыли, но они касаются далеко не всех материальных объектов. Может быть естественная убыль у помидоров или цемента, но у инструментов или канцелярских принадлежностей ее точно не бывает. Так что в бухучете расходы будут, а в налоговом — нет.

Правила проведения инвентаризации расчетов

Теперь поговорим о сверке расчетов. Тут все просто — взять да и разослать всем контрагентам по списку письма-сверки. Мол, по нашим данным, вы нам должны 20 тыс. руб., просим подтвердить (или опровергнуть) в 10-дневный срок. А если вы на наше письмо не прореагировали — значит, вы согласны с нашей суммой. И все дела. А потом по итогам рассылки составить сличительную ведомость, и если вылезут расхождения по расчетам, то придется заниматься выяснением истины — кто из двух сторон прав и кто кому и сколько должен.

Отметим, что ни аудиторы, ни налоговые инспекторы не вправе требовать от организации наличия актов сверки со всеми контрагентами, поскольку это не регламентировано ни бухгалтерским, ни налоговым законодательством. Проводить проверку взаиморасчетов на основании актов сверки — это «акт доброй воли» организации, необходимость, продиктованная здравым смыслом.

Подведем итог. Как видно из вышесказанного, инвентаризация — действительно нужная процедура, без которой увязать учет с «фактом» просто невозможно. Да, это громоздкая и тяжелая работа, требующая внимания и скрупулезного выполнения множества формальных требований. Можно, конечно, игнорировать проверку ТМЦ или проводить её «для галочки». Но в этом случае компания может обмануть только саму себя.

Каждый человек, работающий на предприятии или в небольшой фирме, окружен большим количеством предметов и вещей. На промышленном предприятии – это станки или оборудование, в офисе – это офисная техника и канцелярия. При этом мало кто задумывается, что каждый предмет проходит по бухгалтерским статьям предприятия и представляет собой ТМЦ или товарно-материальную ценность.

Для чего нужна инвентаризация тмц?

К товарно-материальным ценностям относятся все активы предприятия или организации, которые включают в себя используемое сырье, материалы, всю технику или оборудование, которое применяется для создания товара или оказания услуг. Все, что имеет в наличии предприятия, именуется ТМЦ.

Но каждая вещь, поскольку она приобреталась компанией или предприятием, проходила по бухгалтерии и находится на балансе организации. Это требует проведения периодической инвентаризации или сверки действительного наличия материальных ценностей с данными бухгалтерии. Проведение инвентаризации включает в себя не только сверку количества, но также определение стоимости предмета или вещи в соответствии с данными, которые находятся в документах бухгалтерского учета.

Сама процедура проведения сверки ТМЦ отражена в методических рекомендациях по проведения инвентаризации и финансовых обязательств организации, которые утверждены соответствующим приказом Министерства Финансов РФ. Также в данных рекомендациях содержатся формы соответствующей отчетности, которая составляется по результатам проведенной сверки.

Частота проведения процедуры сверки материальных ценностей устанавливается в учетной политике компании или же определяется руководителем по мере необходимости или в силу иных причин.

Законодательно определяются обязательные случаи проведения инвентаризации, которые закреплены в п.27 Положения о ведении бухгалтерского учета и отчетности. Среди случаев обязательного проведения сверки значатся:

• необходимость составления ежегодной бухгалтерской отчетности;
• увольнение и прием на работу новых материально ответственных лиц, в число которых входят в первую очередь кладовщики и кассиры;
• сдача имущества или оборудования в аренду;
• случаи выявления хищений или порчи имущества и ТМЦ;
• повреждение имущества организации в результате стихийных бедствий или чрезвычайных ситуации;
• ликвидация компании или предприятия.

Главной целью, по которой необходимо проводить инвентаризационную сверку является меры, по сохранению имущества компании или предприятия, а также организация своевременной процедуры расчетов по налогам и хозяйственным договорам.

Проведение и оформление инвентаризации ТМЦ

Процесс инвентаризации ТМЦ проходит в несколько этапов, каждый из которых имеет свою направленность, цели и конечный результат.

Шаг 1

Первым этапом является составление соответствующего распоряжение руководителя организации в виде приказа, в котором прописываются сроки проведения процедуры сверки, перечень ценностей, надлежащие проверить.

Также в ходе первого этапа на предприятии необходимо сформировать комиссию, которая должна состоять минимум из двух человек. Состав комиссии также должен утверждаться соответствующим распоряжением руководителя. Следует отметить, что в комиссию не должны входить материально ответственные лица.

Следующим шагом первого этапа является сбор подписей материально ответственных лиц, подтверждающих, что к началу проведения сверки ими были сданы все учетные документы первичного характера. Также собранные подписи являются подтверждением оприходования всех поступивших ТМЦ и списаниях выбывших из употребления.

Шаг 2

Второй этап включает в себя непосредственную проверку ТМЦ и составление соответствующих описей. Проведение инвентаризации – это полное переписывание, пересчет и взвешивание всего, что числиться на балансе предприятия. Сама проверка может осуществляться методом сплошного прохода, когда все, что присутствует в помещении, описывается. При этом в процессе инвентаризации обязательно присутствие материально ответственного лица.

После завершения сверки ценностей, находящихся в одном помещении, оно опечатывается до завершения процедуры инвентаризации. Допуск в данное помещение разрешается только с непосредственного письменного разрешения руководителя в случае крайней надобности.

Если в процессе инвентаризации учету подлежат хозяйственные ценности, которые были выданы для непосредственного их применения по назначению, то они должны описываться по месту фактического их нахождения.

В процессе проведения проверки все данные вносятся в инвентаризационные описи, которые могут составляться вручную или с использование компьютеров. При этом существуют требования к их заполнению: все надписи должны быть сделаны разборчивым почерком, не допускается помарок, исправлении или стирания.

Если в составленных инвентаризационных ведомостях обнаруживаются ошибки, следует немедленно сообщать об этом председателю комиссии, чтобы была возможность исправить ситуацию до момента снятия опечатывания с соответствующего помещения. При этом вносимые исправления должны быть согласованы со всеми членами комиссии и материально ответственными лицами.

Составленная по итогам инвентаризации опись передается в бухгалтерию организации.

Шаг 3

Третьим этапом процесса сверки ТМЦ является проверка поступивших в бухгалтерию описей данным бухгалтерского учета. В случае выявление нестыковок или обнаружении недостачи должны быть оформлены сличительные ведомости.

Оформление сличительной ведомости осуществляется в двух экземплярах, один из которых должен быть передан на хранение в бухгалтерию, второй экземпляр должен находиться у материально ответственного сотрудника.

В случае выявления факта недостачи стоимость материальных ценностей указывается в соответствии с первичными, приходными документами, а излишки должны быть оценены в соответствии с рыночной стоимостью оборудования или вещи.

Если в предприятии имеются ценности, которые находятся в обороте организации, но при этом никоим образом не проходят по бухгалтерским ведомостям, то для них следует составлять отдельные сличительные ведомости.

После проведения процесса бухгалтерской сверки все результаты отправляются инвентаризационной комиссии, которая должна провести тщательный анализ полученных результатов и выявить причины появление излишков или недостачи. Результаты заседания комиссии должно оформляться в виде заключительного протокола.

Последнее слово в процедуре инвентаризации имеет руководитель организации, который подписывает результаты и приказ, утверждающий результаты проведенной сверки.

Результат инвентаризации ТМЦ, оформление в бухгалтерском учете

Последним этапом проведения инвентаризации ТМЦ является приведение полученных результатов в соответствии с имеющимися данными бухгалтерии. Это означает, что данному отделу потребуется оприходовать образовавшиеся излишки или списать недостачу. Происходит это по следующим статьям и проводкам:

• дебетовый счет 41, кредитный 91, субсчет «Прочие доходы». В данных графах учитывается приход излишков, которые были выявлены. Недостачи могут списываться по счет 94, именуемый «Недостачи от потери или порчи имущества»;
• дебетовый счет 94, кредитный 41. В данном случае необходимо этой проводкой отразить недостачу ценностей. При этом после отражения счет 94 следует закрывать.

При этом отнести недостачу можно на три статьи:

• на затраты, являющиеся запланированными в соответствии с принятыми на предприятии нормами естественной убыли. В данном случае применяется дебит 20 и кредит 94, в которых следует отразить списание выявленной недостачи, вписав ее в нормы принятой естественной убыли;
• на виновных лиц. В этом случае списание проводится по счет 73 дебит и 94 кредит, где отражаются списании вследствие образования недостачи по вине третьих лиц. Далее сумму выявленной нехватки средств следует удержать из причитающихся виновному лицу выплат;
• финансовые результаты. Еще одной статьей, по которой можно списать недостачу, является дебетовый счет 91 и кредит 94, где полагается отражать недостачи, образующиеся вследствие превышения норм естественной убыли. Подобный способ может быть использован в случае, если невозможно определить виновное лицо или образованные недостачи не вписываются в нормы естественной убыли.

Виды инвентаризации

Принято различать несколько видов проведения процедуры сверки товарно-материальных ценностей.

• Полная, которая включает в себя проверку всех имеющихся на балансе предприятия ценностей и финансовых обязательств. Подобный вид применяется при подготовке годового бухгалтерского отчета;
• Частичная, при которой проводится проверка только одного типа средств, находящихся в наличии организации или предприятия;
• Выборочная, предполагающая учет уцененных товаров или оборудования, которое признано устаревшим или негодным для дальнейшего использования.

Также разделение инвентаризации по типам осуществляется в зависимости от временных характеристик. В данном случае различаются плановые проверки, которые проводятся по заранее составленному графику или внеплановые, назначаемые в исключительных случаях, например, в случае существования подозрений на пропажу материальных ценностей или при образовании крупной недостачи по бухгалтерской отчетности.

Инвентаризация ТМЦ – это обязательная процедура, которая должна проводится с регулярной периодичностью для предотвращения образования крупных недостач или «дыр» в бухгалтерии, возникающих вследствие отсутствия учета и сверки поступающих ценностей и имеющихся в наличии.

Вконтакте

Достоверность информации о наличии товарно-материальных ценностей (далее также — ТМЦ) в организации нуждается в контроле. Такой контроль осуществляется при помощи проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей. Ее периодичность устанавливает руководитель. Контрольные действия (осмотр, взвешивание и т.п.) осуществляет специальная комиссия. В ходе инвентаризации устанавливается факт наличия товарно-материальных ценностей и оформляются документы с указанием информации о таких ценностях.

Порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей

До начала инвентаризации следует определить:

• список должностных лиц, которые будут проверять наличие ТМЦ (т. е. членов и председателя инвентаризационной комиссии);
• срок, в который должна быть проведена инвентаризация;
• конкретные причины ее проведения.

Вся эта информация должна быть отражена в приказе об инвентаризации товарно-материальных ценностей.

​ образец приказа об инвентаризации товарно-материальных ценностей по форме ИНВ-22

Важно учитывать, что в состав членов комиссии обязательно включаются административные должностные лица и представители бухгалтерского подразделения организации.

Ведомственные рекомендации о том, что, где и как именно нужно инвентаризировать, содержится в Методических указаниях от 13 июня 1995 года N 49.

Объектом для контрольных действий инвентаризационной комиссии являются:

• производственные запасы;
• готовая продукция;
• товары;
• прочие запасы.

Основные правила проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей

Перед тем, как проверка будет начата, комиссия должна иметь на руках последнюю приходную и расходную документацию или отчеты о движении ТМЦ.

Материально ответственные лица своей подписью подтверждают в соответствующих документах то, что вся необходимая документация ими передана в бухгалтерию или комиссии и все входящие в их сферу ответственности ТМЦ оприходованы, а вышедшие из указанной сферы списаны.

Инвентаризационная комиссия в ходе инвентаризации ТМЦ должна соблюдать порядок ее проведения и учета результатов. В частности, она должна обеспечить полноту и точность указания в инвентаризационных ведомостях информации о ТМЦ.

Должностные лица, несущие материальную ответственность за инвентаризируемые ТМЦ, должны в обязательном порядке присутствовать в помещении, в котором проводится проверка.

Если в организации очень много ТМЦ, то по решению руководства в межинвентаризационный период может быть проведена выборочная инвентаризация товарно-материальных ценностей.

Исправления в инвентаризационные описи могут вноситься лишь с согласия всех членов комиссии и должны быть подтверждены их подписями.

Если после завершения рабочего дня комиссии инвентаризация не закончена, то помещения, в которых она проводится, должны быть закрыты и опечатаны.

Документальное оформление результатов инвентаризации ТМЦ

В ходе инвентаризации комиссия осуществляет подсчет, определение веса, измерение товарно-материальных ценностей.

Информация о результатах, установленных при проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей, оформляется в инвентаризационной описи. Унифицированная форма такой описи (ИНВ-3) утверждена Госкомстатом.

По результатам проверки отражению в инвентаризационной описи подлежат:

• производственные запасы;
• готовая продукция;
• товары;
• прочие запасы.

Указанная информация конкретизируется путем отражения следующих сведений:

• наименования ценностей;
• вида, группы товарно-материальных ценностей;
• количества таких ценностей;
• сорта и т.п.

Рассматриваемый документ состоит из четырех страниц.

Первая страница содержит информацию об организации, реквизитах приказа о проведении инвентаризации, а также подписи должностных лиц, несущих соответствующую материальную ответственность.

Вторая и третья страницы содержат таблицу с информацией о выявленных проверкой ценностях.

Четвертая страница содержит итоговую информацию и подтверждающие ее подписи.

Начиная с 2013 года организациям унифицированные формы применять необязательно. Для того, чтобы учитывать результаты инвентаризации, организация вправе разработать и утвердить собственные формы документации с указанием всех необходимых для этой операции реквизитов (это касается как форм инвентаризационных описей, так и приказа на инвентаризацию материальных ценностей). Образцы таких форм не нужно согласовывать с государственными ведомствами.

Регулярная инвентаризация ТМЦ - важнейший помощник в управлении бизнесом. Она позволит проверить, правильно ли отражено имущество фирмы в учётных бухгалтерских документах. Это относится абсолютно ко всем ценностям - зданиям, материалам для производства, товарам для перепродажи, деньгам, акциям, облигациям и другим ценным бумагам.

Что такое инвентаризация товарно-материальных ценностей (ТМЦ)

Имущество бизнесмена приносит ему доход, поэтому каждый предприниматель хочет быть уверен в его целостности. Контроль за сохранностью бизнес-собственности осуществляется, в частности, с помощью периодических инвентаризаций.

Сущность процесса инвентаризации заключается в проверке наличия каждого конкретного объекта, который в бухгалтерии отражён как имущество фирмы, а также реального положения дел по части выполнения финансовых обязательств. Проще говоря, на предприятии проводятся контрольные мероприятия, по результатам которых становится видно, всё ли на месте и соответствует ли бумажный (бухгалтерский) перечень имущества фактическому.

Инвентаризация включает в себя несколько этапов:

1. Подготовительные работы, к которым, в частности, относятся:
   • издание приказа руководителем о составе комиссии, о сроках и объектах проверки;
   • действия кладовщиков, которые обычно проверяют инвентарные карточки по всем ТМЦ (в бумажном виде или в компьютерной программе);
   • деятельность материально ответственных лиц (МОЛ), которые письменно подтверждают, что они передали в бухгалтерию всю документацию на приход и отпуск ТМЦ;
   • работа бухгалтеров, которые разносят по счетам учёта всю информацию по движению ТМЦ и выводят итоги по этим счетам (хорошо, что современные компьютерные управленческие системы все операции разноски совершают автоматически в момент ввода информации о приходе ТМЦ по документам поставщиков и по расходным накладным).
2. Проведение натуральной и документальной проверки инвентаризуемых ТМЦ: все ценности пересчитывают, обмеряют, взвешивают и проводят их оценку с одновременным отражением в инвентаризационной описи.
3. Пообъектное сравнение с бухгалтерским учётом и заполнение сличительной ведомости.
4. Написание акта комиссии по итогам выполненной сверки.
5. Изготовление протокола комиссии, содержащего заключение об итогах проведённой инвентаризации.

Инвентаризация имеет определённый алгоритм действий

После окончания проверки обязательно проводится комплекс мероприятий, направленных на устраненение обнаруженных проблем.

Так, бухгалтерия вводит в учётные регистры выявленные отличия реального количества ТМЦ фирмы от того, что было отражено в учёте ранее:

• вносит проводки по взаимозачету активов, если была выявлена так называемая пересортица;
• отражает приход излишков, относя их на доходы фирмы;
• проводит учётные операции по результатам выявления недостач (например, взыскание с МОЛ или отнесение на убытки компании).

При обнаружении существенных отклонений фактического наличия ТМЦ от учётного наступает очередь руководства фирмы фиксировать выводы о качестве работы персонала всех уровней и о материальной ответственности сотрудников, которые в этом виновны (от взыскания недостачи из заработной платы до составления заявления в правоохранительные органы).

Общие правила инвентаризации ТМЦ

Определение частоты и объёма инвентаризаций - право директора, который должен отразить это в специальном приказе. Но иногда инвентаризацию проводят по требованию законодательства.

Положение о бухгалтерском учёте и отчётности в РФ (утвер. Приказом Минфина РФ № 49 от 13.06.1995) устанавливает случаи, когда инвентаризацию должны проводить обязательно:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчётности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчётного года, а также инвентариазции основных средств (может проводиться 1 раз в 3 года) и библиотечных фондов (1 раз в 5 лет));
• при смене материально ответственных лиц (на день приёмки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса активов фирмы.

В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков.

Инвентаризационные процессы делятся на разные категории в зависимости от признаков их проведения:

• обязательность;
• периодичность;
• широта охвата имущества;
• тип активов, подлежащих проверке.

Инвентаризация бывает нескольких видов

Классификация по обязательности проведения

По обязательности проведения выделяют инвентаризации:

• обязательные (предусматриваются по закону);
• рекомендательные (могут быть назначены директором, например, по просьбе аудитора или ревизора, если у него возникли вопросы при документальной ревизии);
• инициативные - проводимые исключительно по инициативе директора фирмы.

Классификация по степени охвата

По степени охвата можно выделить инвентаризации:

• сплошные - охватывают все ТМЦ фирмы и все её обязательства перед кредиторами;
• целевые - проводятся в связи с конкретными событиями в деятельности (увольнение МОЛ, смена собственника, реорганизация и т. п.);
• выборочные (например, по отдельному складу, по конкретному МОЛ или по выделенным номенклатурным позициям);
• комбинированные, сочетающие в себе характеристики нескольких видов инвентаризаций (например, целевой и выборочной, если предполагается хищение имущества фирмы, подотчётного конкретному МОЛ).

Внезапная инвентаризация может проводиться, если есть подозрения в систематических хищениях

Классификация по периодичности

По периодичности проведения можно выделить инвентаризации:

• плановые,
• внезапные,
• контрольные,
• программные.

Самый распространённый вид - плановые, т. е. совершаемые регулярно в сроки, которые установлены законодательством или руководителем фирмы. Внезапная инвентаризация проводится вне установленных графиков проверок для контроля работы конкретных МОЛ без подготовки и предупреждения (обычно по наличным деньгам в кассе). Контрольную проводят по инициативе директора в качестве целевой проверки, например, перед составлением квартальной отчётности. Программная может быть частью принятого в фирме графика систематического фрагментарного контроля ТМЦ.

Классификация по предмету проверки

Отдельно можно выделить классификацию по видам исследуемых активов. Здесь имеется три основных вида имущества:

1. Товарно-материальные ценности (ТМЦ), которые можно осмотреть, затем (учитывая вид таких активов) пересчитать, взвесить, измерить.
2. Наличные деньги и иные ценности, находящиеся на хранении в кассе (производится пересчёт).
3. Любые документально отражённые задолженности фирмы перед бюджетом (например, налоги), перед дебиторами (например, недопоставленные оплаченные товары) и кредиторами.

По ТМЦ, не присутствующим физически на предприятии (например, по товарам, отправленным покупателю и ещё им не полученным) обычно проводится только проверка у кладовщика, по документам которого количество отгруженных ТМЦ должно впоследствии совпасть с данными регистров бухгалтерии по отгруженным товарам.

Инвентаризация различается по видам активов

Что получаем в итоге инвентаризации

Идеальным итогом инвентаризации должно стать подтверждение наличия всех ТМЦ, числящихся за каждым МОЛ по учётным документам бухгалтерии фирмы. В действительности может оказаться, что в результате инвентаризационного пересчёта обнаружились излишние ТМЦ или выявлена недостача.

Самым «безвредным» для предприятия можно считать то, что принято называть «пересортицей». В этом случае по двум однотипным товарам обнаруживают излишек одной позиции при недостаточном количестве другой. При этом отклонений по стоимости в бухгалтерском учёте не наблюдается. Разница только в количественных показателях.

Инвентаризация сопровождается документальным оформлением как самого процесса пересчёта ТМЦ, так и сопоставления результата с учётной документацией бухгалтерии.

Приказ директора о назначении инвентаризации

Единственное законное основание для инвентаризаций любого вида - приказ директора, содержащий необходимые данные. Для его создания рекомендовано использовать форму ИНВ-22 , утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88.

Отметим, что с 01.01.2013 указанную форму применять необязательно (это установлено в Информационном письме Минфина РФ № ПЗ-10/2012), но фактически её заполнение удобно тем организациям, которые не разрабатывали собственную учетную документацию.

Порядок заполнения приказа

Для того чтобы правильно оформить бланк ИНВ-22, следует:

1. В шапке бланка заполнить реквизиты фирмы: основное наименование, а также название подразделения (если инвентаризация проводится не по всей организации), код по ОКПО (все эти данные заносятся в приказ по учредительным документам фирмы).
2. В заголовке поставить номер (по реестру регистрации приказов) и дату издания.
3. В строке «Для проведения инвентаризации» вписать то подразделение, где будет проходить инвентаризация (например, название конкретного магазина).
4. В списке членов комиссии отразить должности и Ф. И. О. (названия должностей можно сокращать, а Ф. И. О. указывать в виде фамилии и инициалов).
5. В строке «Инвентаризации подлежит» указать тип имущества, по которому будет проходить инвентаризация (например, «товарно-материальные ценности»).
6. Назначить точные даты, когда процесс должен быть начат и закончен (у проверяемых МОЛ должен быть некоторый промежуток для подготовки документации к проверке, а у комиссии достаточно времени для самого процесса инвентаризации, учитывая объём работы).
7. Указать причину проведения инвентаризации (подготовка к годовому отчёту, смена МОЛ и т. п.).
8. Определить точную дату, до которой комиссия обязана сдать в бухгалтерию документы, составленные при инвентаризации.
9. Подписать приказ (это делает директор фирмы или лицо, которое уполномочено его приказом (доверенностью) подписывать подобные распоряжения).

Форма № ИНВ-22 рекомендована для приказа о проведении инвентаризации

Подготовка и сбор инвентаризационной комиссии

Директор определяет состав комиссии и количество участвующих в её работе лиц (три или более человека). Эти сотрудники не должны относиться к категории материально ответственных. Требования к комплектованию комиссии подробно определяются Приказом Министерства финансов № 49 от 08.11.2010. Комиссия должна работать именно в полном составе, определённом в приказе директора, иначе итоги её работы можно будет признать недействительными.

Обычно такую комиссию организуют как постоянную. В небольшой компании эти обязанности могут быть возложены на ревизионную комиссию. В фирмах, владеющих большими объёмами ТМЦ, можно сформировать несколько комиссий для проведения инвентаризации всех ТМЦ во всех подразделениях.

В комиссии можно включать заместителей директора, бухгалтеров, менеджеров, инженеров, сотрудников из подразделения внутреннего аудита. Могут быть приглашены специалисты из независимых аудиторских компаний.

Как провести инвентаризацию

При подготовке к назначенной плановой инвентаризации обычно проверяют имеющиеся ТМЦ и порядок их расположения в местах хранения.

Следует заранее скомпоновать всю документацию, в которой зафиксировано движение ТМЦ:

• приход (например, приходные накладные),
• расход ТМЦ при отпуске на производство или на реализацию,
• списание по различным причинам (например, в брак).

На время инвентаризации нужно ограничить доступ на территорию посторонних лиц

На момент проведения инвентаризации руководство должно обеспечить следующие условия:

• присутствие на проверяемых территориях минимума клиентов и иных посторонних лиц;
• наличие достаточного количества правильно проинструктированного персонала для оказания технической помощи на момент работы комиссии.

В период с начала до окончания инвентаризации запрещено корректировать базу данных, отражающую наличие ТМЦ предприятия.

При подготовке к инвентаризации следует учитывать территориальное расположение подлежащих проверке ТМЦ. Это относится как к крупным объектам основных средств, так и к оборотным средствам или товарам для торгового предприятия, расположенным на различных складских территориях. Для мелких фирм (ателье, столовой, небольшого магазина), где нет складов, имеющих статус структурного подразделения с отдельным МОЛ, инвентаризацию ТМЦ проводят одновременно по всему предприятию.

При значительном ассортименте материалов или товаров следует исходить из структуры организации складского хозяйства. Конкретные склады могут быть либо самостоятельными подразделениями предприятия, либо в составе более крупных учётных единиц.

Комиссия исследует и фиксирует в описи фактическое наличие товарно-материальных ценностей и цены их оприходования, проверяет целостность упаковок, этикетки товаров. При работе комиссии всегда присутствует конкретное МОЛ.

Инвентаризация проводится назначенной комиссией в полном составе

Составление инвентаризационной описи

Основной этап инвентаризации - это составление инвентаризационной описи. Рекомендуется использовать стандартную форму ИНВ-3 .

Такой документ заполняют в процессе перерасчёта, взвешивания, перемеривания ценностей. Все эти операции производят отдельно по каждому месту хранения запасов. Должно быть заполнено два экземпляра описи - один для МОЛ, а второй положено хранить в бухгалтерии фирмы не менее 5 лет.

Страница 1 - титульный лист ИНВ-3

Заполнение первого листа начинают с оформления шапки бланка. Сначала записывают наименование фирмы (подразделение указывают, если инвентаризацию будут проводить не по всей организации). На бланке отражают код по ОКПО и вид деятельности фирмы (код ОКОНХ). В шапке должны быть указаны номер и дата приказа.

Некоторые коды на первом листе указывать необязательно, например, вид операции и код структурного подразделения.

В заголовке проставляется дата составления описи и её номер, а также указывается (в соответствии с приказом) вид ТМЦ, подлежащих инвентаризации, и принадлежность проверяемых ценностей, т. е. являются ли они собственностью фирмы или были получены для переработки.

На первом листе описи располагается и расписка МОЛ в том, что ответственное лицо выполнило к началу проверки передачу в бухгалтерию всех первичных документов, приход, выбытие и списание в расход всех ТМЦ.

При инвентаризации составляется опись ТМЦ

Основная часть описи (страницы 2 и 3)

Основная часть формы ИНВ-3 (страницы 2 и 3) предназначена для размещения перечня ТМЦ, по которым проводят инвентаризацию. Каждую опись составляют только для конкретного вида ТМЦ. Для различных видов делают отдельные описи.

В столбцах записывают названия объектов проверки, количество и единицы их измерения так же, как они были отражены при поступлении на предприятие. В описи указывают артикул, сорт, номенклатурный номер (если он нанесён на объект проверки).

Графа №9 заполняется только для товаров, имеющих паспорт (например, сложных технических изделий).

Важно, что значения, указанные в графах 10 и 11, могут не совпадать со значениями в графах 12 и 13. Если фактические остатки отличаются от указанных в графах 12 и 13 или выявлены другие расхождения с учётными данными, то эти отличия впоследствии заносят в сличительные ведомости.

В нижней строке рассматриваемых страниц указывают итоговые значения, т. е. суммируются количественные показатели в используемых единицах измерения, а также указывается общая стоимость всех позиций описи. Для большого склада может быть заполнено несколько страниц. В этом случае итоги должны подводиться дважды - как по каждой странице, так и по описи в целом.

На каждой странице проставляются (не цифрами, а прописью) два итоговых значения:

• количество номеров объектов проверки на странице;
• количество единиц пересчитанных объектов (в натуральных показателях). Единица измерения не имеет значения.

Страницы 2 и 3 инвентаризационной описи содержат перечень ТМЦ

Пустые строки в листах описи оставлять нельзя, а в конце последнего листа они должны прочёркиваться.

Если при составлении описи была допущена ошибка, нужно ошибочную запись зачеркнуть, а сверху вписать правильное значение. Исправление заверяется подписями членов комиссии и МОЛ.

Страница 4 - заключение

После заполнения основной части ведомости переходят к её заключительной части (страница 4).

Правильность внесённых цен объектов проверки, таксировки стоимости проверяемых ТМЦ и калькуляции итога отражаются отметкой в конце последнего листа.

Последняя страница описи отражает свидетельство итогов проверки. Здесь должны поставить свои подписи все члены комиссии и МОЛ, которые отмечены на первом листе документа, что подтверждает факт их присутствия при проведении проверки. Если инвентаризацию проводят при смене МОЛ, то сотрудник, который принимает ТМЦ, должен расписаться в получении, а передавший - в сдаче.

Страницу 4 формы ИНВ 3.1 заполняют по образцу

Полная инвентаризация включает в себя пересчёт не только тех ТМЦ, которые являются собственностью фирмы, но и принятых на ответственное хранение (товаров, полученных по ошибке доставки, бракованной продукции поставщиков, ожидающей экспертизы и т. п.). Для таких ТМЦ применяют форму ИНВ-5 .

Заполнение такой инвентаризационной описи проводят по тем же правилам, что и ИНВ-3.

Фотогалерея: образец заполнения инвентаризационной ведомости ИНВ-5

Сравнение результатов инвентаризации с данными учёта

После окончания пересчёта, обмера, взвешивания и оценки всех ТМЦ и оформления инвентаризационных ведомостей начинается следующий этап - сверка наличия ТМЦ фирмы с показателями учёта. Происходит выявление обнаруженных недостач или излишков ТМЦ на основании записей, занесённых в процессе инвентаризации.

На этом этапе комиссия приступает к формированию сличительной ведомости (рекомендуемая форма НВ-19). Она всегда изготовляется в двух экземплярах: для МОЛ и для хранения в бухгалтерии. Такой ведомости обязательно присваивается порядковый номер. По имуществу, которое находится на территории фирмы, но не принадлежит предприятию (например, взято на ответственное хранение), составляют также два экземпляра.

В большинстве современных фирм, где используются программные комплексы для ведения учёта, распечатка заготовки для сличительных ведомостей производится автоматически.

Заполняется документ в таком порядке:

1. Первый лист сличительной ведомости состоит практически из той же информации, что и первый лист инвентаризационной описи. Отличия состоят в том, что здесь проставляются индивидуальный номер и дата заполнения уже именно сличительной ведомости.
   На первой странице сличительной ведомости указывают основные данные
2. Главная информация сличительной ведомости размещается на второй странице. Здесь отражают ТМЦ, по которым выявлено несовпадение с учётными данными, отмечают тип несовпадения. Единицы измерения ТМЦ должны быть указаны в принятых обозначениях (шт, г, ед) и с указанием кода ОКЕИ.
   Страница 2 сличительной ведомости содержит перечень ТМЦ

Если необходимо провести зачёт излишков (в случае выявления пересортицы), указываются порядковые номера позиций, по которым они есть, и дата оприходования (графы 24–26 ведомости).


Страница 3 сличительной ведомости содержит перечень ТМЦ

3. Пустые строки прочеркиваются.

Сличительная ведомость после заполнения должна визироваться сотрудником бухгалтерии и МОЛ по имуществу, отражённому в этой ведомости.

Акт инвентаризации наличных денежных средств и ценных бумаг

Для инвентаризации денежных средств в кассе фирмы рекомендуется использовать форму ИНВ-15 , а для ценных бумаг - форму ИНВ-16 .

Фотогалерея: образцы заполнения инвентаризационных описей ИНВ-15 и ИНВ-16

Акт ИНВ-15 заполняют по образцу Страница 1 формы ИНВ-16 содержит основные данные Страница 2 формы ИНВ-16 содержит перечень ценных бумаг Страница 3 формы ИНВ-16 содержит перечень ценных бумаг Страница 4 формы ИНВ-16 предназначена для подведения итогов

Подведение итогов инвентаризации

Результаты проведённой инвентаризации должны быть рассмотрены комиссией не позднее 10 дней после формирования и оформления сличительных ведомостей.

Руководство фирмы делает выводы по сохранности имущества, уровню организации его хранения. Они отражаются в протоколе, а при наличии недостачи по конкретному МОЛ руководитель выносит решение.

Также руководитель предприятия может сделать выводы о качестве учётной работы персонала как на уровне складского учёта, так и в бухгалтерском подразделении.

Излишки или недостача

Идеальным вариантом для итогов проверки наличия ТМЦ можно считать случай, когда ТМЦ, отражённые в инвентаризационных ведомостях, полностью соответствуют данным бухгалтерского учёта по этим же ТМЦ (по количеству и по цене). Но обычно отклонения всё же выявляются.

По итогам инвентаризации могут быть обнаружены излишки, т. е. количество имущества по инвентаризационной ведомости превышает количество такого же вида имущества по данным учёта. Такие ТМЦ признаются доходом фирмы. Обнаруженное излишнее имущество следует оприходовать по акту с указанием конкретного места хранения и конкретного МОЛ. Цена ТМЦ устанавливается, как правило, по аналогичным ценностям, имеющимся на предприятии, или по прайсам поставщиков.

Выявленные при инвентаризации недостачи для компании считаются расходом. Здесь вступают в действие правила учёта недостачи ТМЦ, предусмотренные законодательством.

Существует понятие «норма естественной убыли» для ТМЦ. Его используют в любом виде деятельности. В цехе при обработке металла какая-то его часть уходит в стружку. В магазине при взвешивании товаров (особенно сыпучих, таких как крупа, сахар и т. п.) незначительная часть просыпается - это технические особенности работы с ТМЦ. На эти моменты устанавливаются нормы убыли материальных ресурсов.

Недостача, при которой размер ТМЦ находится в рамках норм естественной убыли, относится на расходы предприятия. Недостача имущества, превышающая этот показатель, должна взыскиваться с виновных лиц. Цена устанавливается в соответствии с рыночной. Такой сотрудник должен также быть немедленно отстранён от распоряжения материальными ценностями, и ТМЦ по акту передаются другому человеку, назначенному на эту должность. Если сумма окажется большой, руководитель фирмы может обратиться в правоохранительные органы с заявлением о привлечении МОЛ к уголовной ответственности за хищение имущества организации.

Договор о полной материальной ответственности служит основанием для применения санкций к виновному

При расчёте суммы взыскания производится также расчёт суммы НДС по недостающим материалам, который был возмещён из бюджета при оприходовании таких ТМЦ. Данная сумма подлежит восстановлению и должна быть присоединена к текущей задолженности фирмы по НДС, отражённой по кредиту балансового счёта 68.

Если виновных установить не удалось или судом было отказано во взыскании с виновного лица, недостачу относят на убытки фирмы. Но такого, как правило, не происходит. В этом и смысл регулярного проведения инвентаризации ТМЦ.

Наличие небольших отклонений нельзя считать существенным недостатком в работе с ТМЦ. При выявлении излишков или недостач следует обратить внимание на их объём и постараться найти границу между незначительной неаккуратностью и умышленными злоупотреблениями.

Таблица: расчёт суммы взыскания с МОЛ за недостачу ТМЦ и восстановления суммы НДС

Бухгалтерские проводки

Если данные заполненной сличительной ведомости позволят сделать вывод о наличии недостачи, излишков ТМЦ или пересортицы, бухгалтер фирмы должен внести проводки, отражающие все эти отклонения.

Если были выявлены излишки ТМЦ, то эти ценности должны быть проведены бухгалтерией как доход. Их относят в дебет счёта 10 «Материалы» (если фирма занимается производством изделий или оказанием услуг) или в дебет счёта 41 «Товары» (для торговой фирмы). Сумма стоимости излишков ТМЦ будет отнесена в кредит счёта 91.1 «Прочие доходы».

Если была выявлена недостача ТМЦ, эту сумму следует отразить по дебету счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Одновременно она должна быть отнесена в кредит счёта учёта проверяемых ТМЦ, т. е. 41 «Товары» (если вид деятельности фирмы - торговля) или счёта 10 «Материалы».

Дальнейшие действия бухгалтера зависят от типа выявленной недостачи.

Если это недостача, предусмотренная внутрифирменными нормативами норм естественной убыли, то для списания суммы с кредита счёта 94 может быть два варианта:

1. При наличии в фирме резерва на списание нормируемых потерь сумму относят в дебет счёта 96 «Резервы предстоящих расходов».
2. Если же резерв не предусмотрен, сумму следует отразить по дебету счёта 44 «Расходы на продажу», и она будет отнесена на издержки фирмы.

По недостачам, не попавшим в категорию норм естественных потерь, тоже существует два варианта отражения в бухгалтерии (выбор зависит от наличия лица, виновного в недостаче):

1. Если вина конкретного человека не установлена, сумма должна быть списана с кредита счёта 94 и проведена по дебету счёта 91.2 «Прочие расходы», она будет отражаться как уменьшение прибыли или увеличение убытков.
2. При установлении виновного лица сумму недостачи вычитают из его заработной платы (дебет счёта 70, кредит - 94).

Таблица: отражение итогов инвентаризация ТМЦ в бухгалтерском учёте

Счёт Дт	Счёт Кт	Описание проводки	Сумма проводки	Документ-основание
Отражаем результаты инвентаризации
41	91.1	Выявлены излишки товаров	Сумма излишков	Бухгалтерская справка-расчёт.
94	41	Выявлены недостачи товаров	Сумма недостачи	Инвентаризационная опись по форме ИНВ-3. Сличительная ведомость по форме ИНВ-19. Бухгалтерская справка-расчёт
Отражаем списание недостачи в пределах норм
96	94	При наличии в организации резерва на списание нормируемых потерь		Бухгалтерская справка-расчёт
44	94	При отсутствии в организации резерва на списание нормируемых потерь	Сумма недостачи в пределах нормы	Бухгалтерская справка-расчёт
Отражаем списание недостачи сверх норм за счёт виновного лица
73.2	94	Списание недостачи товаров за счёт виновного лица в пределах балансовой стоимости недостающего имущества	Сумма недостачи сверх нормы в пределах балансовой стоимости недостающих товаров	Бухгалтерская справка-расчёт
73.2	91.1	Если сумма взыскания с виновных лиц, больше балансовой стоимости недостающего имущества	Разница между балансовой стоимостью недостающих товаров и суммой взыскания	Бухгалтерская справка-расчёт
Отражаем списание недостачи товаров в случае, когда виновные лица не установлены
91.2	94	Списание недостачи товаров на финансовый результат	Сумма недостачи	Бухгалтерская справка-расчёт

Какие средства компьютеризации используются при инвентаризации

Очевидно, что бухгалтерию XXI века трудно представить себе без компьютерных систем учёта. Каждая фирма сегодня использует информационную систему, ориентированную на комплекс учётных и управленческих операций, включая и инвентаризацию ТМЦ.

Крупные торговые склады организуют инвентаризацию с применением цифровых устройств для считывания информации с этикетки каждой упаковки. Для этого используют различные товарные сканеры, например, сканер штрих-кода Mindeo MD 2230AT. Разумеется, упаковка не должна быть повреждена.

Использование сканера для инвентаризации на большом складе существенно облегчает процесс инвентаризации

Очень многие предприятия разной отраслевой направленности используют систему 1С:Предприятие. Она постоянно совершенствуется и учитывает все новшества налогообложения, предлагает учётно-аналитические комплексы для различных отраслей хозяйственной деятельности, начиная от строительства, автотранспортных предприятий и заканчивая торговлей и общепитом. Он позволяет легко проводить настройку под особенности любого предприятия.

Видео: использование 1С при инвентаризации товаров на складе

Рассмотренный инструмент управления материальными запасами, называемый инвентаризацией ТМЦ, - это важнейший инструмент менеджмента любой фирмы. Эффективность его проявляется, однако, только при чёткой организации процесса и правильном оформлении итогов в соответствии с нормами действующего законодательства.

Так же, как и основные средства, материалы подлежат периодической инвентаризации, в процессе которой происходит сверка фактического наличия материалов с данными бухгалтерского учета. Как происходит инвентаризация ТМЦ? Также поговорим о документальном оформлении. Про инвентаризацию основных средств читайте .

Причины проведения инвентаризации ТМЦ:

• смена материально ответственного лица;
• контрольная проверка;
• очередная проверка в конце года.

Порядок проведения

Инвентаризация материалов начинается с утверждения руководством комиссии, которая будет руководить всем процессом, в ее состав обязательно входят лица, материально ответственные за хранение материалов. Составляется приказ на инвентаризацию ТМЦ, в котором и утверждается состав комиссии, а также определяется дата проведения инвентаризации.

В процессе пересчета материалов на складах предприятия заполняются специальные описи, в которых указывается наименование материалы, количественные показатели, артикулы и другие необходимые параметры. Унифицированная форма данной описи – ИНВ-3 носит название «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей».

Материалы, которые не хранятся на складе предприятия, также подлежат инвентаризации и занесению всех показателей в описи. Что сюда относится?

• материалы, которые переданы на хранение в другие организации по документам ответственного хранения;
• материалы, проданные и отгруженные со склада другим организациям, по которым оплата от покупателя еще не поступила;
• материалы, приобретенные у поставщика, за которые перечислена оплата, но до склада организации они еще не дошли (находятся в пути).

Данные по этим ТМЦ вносятся в описи на основании документов:

• подтверждающих факт передачи на ответственное хранение;
• подтверждающие факт отгрузки материалов покупателям;
• подтверждающим факт покупки и оплаты материалов у поставщика.

Из указанных выше документов для заполнения описи по инвентаризации берутся следующие данные:

• наименование;
• количественные показатели;
• стоимость;
• дата отгрузки / дата передачи на хранение.

Документальное оформление

В случае учета материалов отгруженных, но не оплаченных заполняется опись форма ИНВ-4 «Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных».

Для учета материалов в пути используется опись форма ИНВ-6 «Акт инвентаризации расчетов за товарно-материальные ценности, находящиеся в пути».

Для учета материалов, переданных на хранение, заполняется форма ИНВ-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение».